Bab 10

Nama         : Ervina pratika

Kelas         : 3db18

Npm          : 32111490

Matkul      : sistem informasi akutansi

10.SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

Sistem Input

Sistem input tebagi dua, yaitu sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas.

10.1 SISTEM MASUKAN

1  Sistem Input/Masukan.

• Sistem - sistem masukan dengan kertas.
  Dalam beberapa sistem akuntansi yang terkomputerisasi, masukan-masukan ke sistem akuntansi berupa dokumen sumber yang di tulis tangan atau di ketik. Setiap tahap pemrosesan masukan sebagai berikut:
1. Penyiapan dan pelengkapan dokumen sumber.
2. Pengiriman dokumen-dokumen sumber ke pemrosesan data.
3. Masukan data.
4. Pengeditan data program.

1.     Persiapan dan pengisian dokumen sumber.Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan  secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami.

2.    Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan dataBatch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departmen pengguna dengan departemen pengolahan data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari departemen pengguna ke departemen pengolahan data mengindikasikan adanya kelemahan yang cukup signifikan.

3.    Data Entry .Setelah dokumen sumber (seperti faktur) diterima oleh departemen  pengolahan data dokumen tersebut secara manual diketikkan menggunakan terminal PC dan kemudian di simpan kedalam disk. Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeketeksi kesalahan pengetikan. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber merupakan data file data.

4.    Tehnik Program Editing Data.Pengendalian data bisa jadi diterapkan untuk setiap struktur data (karakter, field, record, dan file).  Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengedit kewajaran adalah dengan membuat file tabel yang berisi nilai yang legal untuk setiap field di dalam tabel.

2.Sistem Input Tanpa Kertas

Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online, transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas.

Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas adanya hilangnya peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Sistem ini terbagi dua :

A.Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia

            Adanya berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi  langsung kedalam komputer. Sistem ini mencakup sistem entry online dan sistem identifikasi otomatis seperti point of sales (POS).

Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase :

1. Input (entry) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Sekali transaksi diterima oleh sistem, transaksi akan diproses segera ataupun pada suatu waktu nanti.Jika transaksi tersebut menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan.

2. Pengiriman data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinput langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data. Dalam sistem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja dimasukkan ke dalam salah satu komputer dan kemudian segera ditransfer ke komputer lain untuk diproses.

B. Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia

            Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemprosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah networked vending machine (NVM), Contoh NVM adalah pompa bahan bakar POS. Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).

10.2 SISTEM PEMROSESAN

1. Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas

            Secara virtual semua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Sistem pemprosesan berorientasi bacth : transaksi direkam ke dalam komputer secara perkelompok dan diproses secara periodik.

Pemprosesan bacth dapat dijalankan dengan memperbarui file yang diakses secara :

a. Pemprosesan bacth dengan memperbarui file berurutan

    Banyak sistem yang berorientasi bacth dan berbasis kertas yang menggunakan pemprosesan file berurutan untuk memperbarui master file.pemproses seperti ini biasanya mencakup beberapa tahap :

·         Mempersiapkan file transaksi. Pertama melakukan editing data dan validasi. Kemudian record di dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam master file.

·         Memperbarui master file. Record di dalam file transaksi dan master file diacak satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.

·         Mempebarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencerminkan perubahan di dalam master file.

·         Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan yang lain.

b. Pemprosesan bacth dengan mempebarui file akses acak

    Dapat dilakukan dengan beberapa cara :

·         Aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan file piutang dagang.

·          Pemprosesan bukti penerimaan kas : Pembayaran pelanggan diterima di dalam satu kotak pos khusus.

2.Sistem Pemprosesan Tanpa Kertas

   Dilakukan dengan dua cara :

a. Pemprosesan bacth dalam sistem pemprosesan tanpa kertas

 Pemprosesan bacth dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemprosesan bacth dalam sistem berbasis kertas. Perbedaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbarui secara otomatis pada saat program bacth dijalankan secara periodik. Pembaruan file berurutan maupun akses acak dapat digunakan.

b. Pemprosesan real time dalam sistem pemprosesan tanpa kertas

Manfaat utam sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemprosesan dijalankan real-time. Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna.

SISTEM PENJUALAN REAL-TIME

Sistem penjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk memaksimumkan kinerja sistem. Dalam sistem penjualan real-time, order pembelian atas item persedian dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisis level persedian secara berkala dalam interval waktu tertentu (seperti bulanan atau mingguan). Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time : sistem POS (point of sales), bar code untuk identifikasi otomatis, dan sistem pemesanan EDI (electronic data interchange).

10.  3.  SISTEM KELUARAN

Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem yang berorientasi bacth dan berbasis kertas dengan pemprosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output.Sistem tanpa kertas yang online dan real-time cenderung menghasilkan sedikit ouput.Sistem ini sangat penting di perushaan besar,karena perusahan besar sangat tidak praktis untuk mencetak ratusan atau bahkan ribuan record. Sebagai contoh hasil cetak keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelanggan individual

Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervisor di dalam depertemen pengguna untuk  mengecek kewajaran dan kualitas laporan jika dibandingkan dengan laporan periode lalu.Kelompok pengendalian PDE menrupakan bagian dari fungsi audit intern perusahaan. Distribusi keluaran harus dikendalikan untuk meminimalkan akses tidak sah terhadaop data-data penting. Distribusi keluaran di kendalikan melalui dokumentasi dan penyeliaan. Umumnya, register distribusi keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan. Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal

SUMBER:

http://rojalia77.blogspot.com/2013/01/sistem-pemrosesan-data-elektronik.html#!/2013/01/sistem-pemrosesan-data-elektronik.html

http://julixparma.blogspot.com/2013/01/sistem-pemrosesan-data-elektronik.html

Bab 9

Nama         : Ervina pratika

Kelas         : 3db18

Npm          : 32111490

Matkul      : sistem informasi akutansi

9. PEMROSESAN FILE dan Konsep Manajemen Data

Sebuah file merupakan sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa, hingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh kembali apabila dibutuhkan atau untuk penggunaan selanjutnya. Digolongkan menurut teknik penyimpanannya, file dapat berupa file manual dan file komputer. File manual menyimpan informasi yang dapat diperoleh kembali, dibaca dan digunakan oleh manusia. Sedangkan file komputer menyimpan informasi yang tidak dapat diperoleh kembali oleh manusia tanpa bantuan pemrosesan komputer. File manual sebagian besar menggunakan filing cabinet sebagai sarana penyimpanan. Namun apapun bentuk sarana penyimpanannya, file manual menggunakan metode yang sama untuk menyusun rekaman yang ada di dalamnya.

File komputer menggunakan penyimpan magnetik seperti disket, CD atau harddisk sebagai sarana penyimpanan.Menurut jenisnya file komputer terbagi menjadi :

·         File Master

·          File Transaksi

·          File Cadangan (backup)

·          File Arsip

·          File Kasar (Scratch File)

Sistem akuntansi yang memakai komputer secara rutin menggunakan prosedur tertentu saat memproses file komputer. Operasi yang lazim pada file komputer yaitu memperbarui (update), memelihara, mengurutkan (sortir) dan menggabungkan (merge). Untuk mengelola data digunakan suatu sistem perangkat lunak yang disebut Sistem Manajemen Database (SMD) yang merupakan seperangkat program komputer yang mengendalikan akses kepada database yang dilakukan oleh pengguna dan program aplikasi. Sistem ini memisahkan cara data secara fisik disimpan pada sarana penyimpan sekunder. SMD tidak hanya mengelola data itu sendiri tetapi juga hubungan antar data. Setiap apliksi perangkat lunak SMD mengasumsikan suatu model struktural untuk data. Model struktural yang lazim adalah struktur pohon, jaringan, dan relasional.

1.    Jenis-jenis laporan
Laporan perencanaan umumnya berbentuk anggaran dan bermanfaat untuk membantu manajer dalam mengalokasikan dan memperoleh sumber daya untuk operasi perusahaan dimasa yang akan datang. Laporan pengendalian membantu manajer meyakinkan dirinya bahwa operasi berjalan sesuai rencana.Laporan operasional berfokus pada keadaan operasi sekarang dalam perusahaan. Tujuannya utamanya adalah untuk membantu individu-individu dalam melakukan aktivitas operasional sehari-hari.

2.    Sistem Pelaporan Keuangan dan Biaya
Sistem ini berfokus pada pembuatan atau penyajian laporan-laporan tradisional, yaitu laporan laba rugi, laporan posisi keuangan. Terdapat 2 jenis sistem akuntansi biaya yaitu: sistem biaya atas order kerja dan sistem biaya atas proses.

3.    Sistem Pelaporan Akuntansi Pertanggungjawaban
Menyatakan bahwa seluruh kejadian dalam lingkungan perusahaan dapat ditelusuri ke pertanggung jawaban individu tertentu. Sistem akuntansi pertanggungjawaban biasanya mampu mengalokasikan biaya ke pusat-pusat pertanggungjawaban yg relevan.

4.    Sistem Pelaporan Profitabilitas
Pelaporan ini tidak hanya bermanfaat sebagai alat bantu dalam melakukan evaluasi. Disamping itu, pelaporan profitabilitas memiliki keunggulan yaitu memberi pandangan kepada masing-masing manajer mengenai konstribusi unit-unit organisasi terhadap laba perusahaan secara keseluruhan.

9.1 TINJAUAN SEKILAS TENTANG TEKNOLOGI

Di era sekarang ini, banyak sekali teknologi yang semakin canggih. Salah satunya adalah database. Teknologi database merupakan kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Dahulu sebelum ada system database , kita bisa bayangkan bagaimana sulit dan repotnya untuk mengelola data yang sedemikian banyaknya. Contoh data, nasabah, data mahasisawa , data karyawan, data kependudukan, dan data yang lain. Sebuah basis data juga memiliki skema, yang memberi penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut.

Macam-macam perangkat lunak database antara lain dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Pemrograman basis data tingkat tinggi (high level) : Microsoft SQL Server, Oracle, Interbase, XBase, Firebird, MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access, dBase III, Paradox, FoxPro, Visual FoxPro, Force, Visual dBase,dll.

2. Pemrograman basis data tingkat rendah (low level) :Btrieve dan Tsunami Record Manager.Teknologi database merupakan aplikasi yang berbasiskan pada web disertai dengan penerapan teknologi terbaru dari Microsoft’s .NET, yang memungkinkan sebuah perusahaan dapat mengakses informasi, menjalankan bisnis dan melakukan hubungan dengan para pelanggan dan rekan bisnis setiap saat dan di mana saja melalui internet.

Teknologi database sangat fleksibel dan disertai dengan kemampuan yang tinggi untuk dapat dikonfigurasikan / disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Fungsi yang diberikan oleh teknologi database juga dapat menjadikan tugas-tugas administrasi menjadi sangat minimum sekali. Dengan Software database, suatu manajemen yang lengkap dan terintegrasi dalam hal perencanaan, barang/stok, produksi dan keuangan, akan memberikan kemampuan kepada perusahaan untuk mengurangi biaya-biaya operasional dan meningkatkan produktifitas, kualitas dan kontrol terhadap operasional perusahaan.Dan juga akan terjadi suatu keterikatan dan integrasi dari fungsi-fungsi penjualan, marketing, bantuan teknis dan adanya fasilitas e-commerce yang tersedia, perusahaan akan mampu untuk menunjang dan meningkatkan penjualan, memberikan kepuasan yang lebih kepada para pelanggan.

Kemudahan yang dapat dicapai dalam dunia bisnis bila ada database adalah :

·         Pengolah dan penganalisa data perusahaan.

·         Instalasi dan upgrade seluruh terminal secara bersamaan.

·         Fasilitas untuk meng-import data dan menggunakannya secara mudah dan cepat dengan “Import Wizards”.

·         Tampilan dapat disesuaikan dengan selera pemakai (Personalized) dengan mensetting beberapa pilihan, tanpa harus melakukan modifikasi terhadap program.

·         Mendeteksi permasalahan sebelum terjadi dengan fungsi “Self-diagnostic”.

9.2. EVALUASI TEKNOLOGI DATABASE

Pangkalan dataatau basis data (bahasa Inggris: database) adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS).

Istilah “basis data” berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

9.3. SISTEM MANAJEMAN DATABASE (SMD) Dan ARSITEKTURNYA

Sistem manajemen basis data (Bahasa Inggris: database management system, DBMS), atau kadang disingkat SMBD, adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis data dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta banyak pengguna. Contoh tipikal SMBD adalah akuntansi, sumber daya manusia, dan sistem pendukung pelanggan, SMBD telah berkembang menjadi bagian standar di bagian pendukung (back office) suatu perusahaan. Contoh SMBD adalah Oracle, SQL server 2000/2003, MS Access, MySQL dan sebagainya. DBMS merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk dapat melakukan utilisasi dan mengelola koleksi data dalam jumah yang besar. DBMS juga dirancang untuk dapat melakukan masnipulasi data secara lebih mudah. Sebelum adanya BMS maka data pada umumnya disimpan dalam bentuk flatfile, yaitu file teks yang ada pada sistem operasi. Sampai sekarangpun masih ada aplikasi yang menyimpan data dalam bentuk flat secara langsung. Menyimpan data dalam bentuk flat file mempunyai kelebihan dan kekurangan. Penyimpanan dalam bentuk ini akan mempunyai manfaat yang optimal jika ukuran filenya relatif kecil, seperti file passwd. File passwd pada umumnya hanya digunakan untuk menyimpan nama yang jumlahnya tidak lebih dari 1000 orang. Selain dalam bentuk flat file, penyimpanan data juga dapat dilakukan dengan menggunakan program bantu seperti spreadsheet. Penggunaan perangkat lunak ini memperbaiki beberapa kelemahan dari flat file, seperti bertambahnya kecepatan dalam pengolahan data. Namun demikian metode ini masih memiliki banyak kelemahan, diantaranya adalah masalah manajemen dan keamanan data yang masih kurang.

Penyimpanan data dalam bentuk DBMS mempunyai banyak manfaat dan kelebihan dibandingkan dengan penyimpanan dalam bentuk flat file atau spreadsheet, diantaranya :

1. Performance yang didapat dengan penyimpanan dalam bentuk DBMS cukup besar, sangat jauh berbeda dengan performance data yang disimpan dalam bentuk flat file. Disamping memiliki unjuk kerja yang lebih baik, juga akan didapatkan efisiensi penggunaan media penyimpanan dan memori

2. Integritas data lebih terjamin dengan penggunaan DBMS. Masalah redudansi sering terjadi dalam DBMS. Redudansi adalah kejadian berulangnya data atau kumpulan data yang sama dalam sebuah database yang mengakibatkan pemborosan media penyimpanan.

3. Independensi. Perubahan struktur database dimungkinkan terjadi tanpa harus mengubah aplikasi yang mengaksesnya sehingga pembuatan antarmuka ke dalam data akan lebih mudah dengan penggunaan DBMS.

4. Sentralisasi. Data yang terpusat akan mempermudah pengelolaan database. kemudahan di dalam melakukan bagi pakai dengan DBMS dan juga kekonsistenan data yang diakses secara bersama-sama akan lebiih terjamin dari pada data disimpan dalam bentuk file atau worksheet yang tersebar.

5. Sekuritas. DBMS memiliki sistem keamanan yang lebih fleksibel daripada pengamanan pada file sistem operasi. Keamanan dalam DBMS akan memberikan keluwesan dalam pemberian hak akses kepada pengguna.

SUMBER:

http://iwin-bagus.blogspot.com/2012/11/keputusan-dan-laporan-laporan-manajemen.html

http://katcuyah.blogspot.com/2012/12/pengembangan-keputusan-dan-laporan.html

http://haromexite.blogspot.com/2012/12/91-tinjauan-sekilas-tentang-teknologi.html