MINGGU KE IV

Nama        : Ervina Pratika

Kelas        : 3db18

Npm          : 32111490

Matkul     : Sistem informasi Akutansi

Minggu ke iv

1.    Pemrosesan  transaksi dan struktur pengendalian intern

Definisi Sistem Pengendalian Intern.
Sistem pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Tujuan SPI menurut definisi tersebut adalah :

1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Mendorong efisiensi, dan
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

4.1  Kebutuhan dan pengendalian

Pengendalian adalah disiplin ilmu yang melibatkan pembuatan mekanisme dan algoritma untuk mengendalikan keluaran dari suatu proses tertentu

a. Pengendalian dan Eksposur

Pengendalian sangat erat hubungannya dengan eksposur, Eksposur terdiri dari dampak keuangan potensial yang berlipat ganda karena probabilitas kemunculannya. Jadi eksposur adalah risiko dikalikan dengan konsekuensi keuangannya.

Eksposur tidak timbul dari kurangnya pengendalian. Pengendalian cenderung untuk mengurangi eksposur, tetapi kurangnya pengendalian jarang menyebabkan eksposur. Eksposur melekat dalam operasi setiap organisasi dan dapat timbul karena berbagai sebab.

Eksposur-eksposur Umum

Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis yang umum, antara lain:

1. Biaya-biaya berlebihan
2. Pendapatan menurun
3. Kehilangan Aktiva
4. Akuntansi yang tidak akurat
5. Interupsi bisnis ( gangguan usaha atau bisnis )
6. Sanksi wajib/ Sanksi perundang-undangan
7. Kerugian kompetitif
8. Penipuan dan penggelapan, seperti:

v  Kejahatan kerah putih

v  Penipuan Manajemen

v  Pelaporan keuangan yang keliru

v  Kejahatan perusahaan

v  Tujuan-tujuan Pengendalian dan Siklus-siklus Transaksi

Ø  Siklus Pendapatan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain dan penagihan pembayaran.

Tujuan pengendaliannya:

·         Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen, harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. 

Ø  Siklus Pengeluaran: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan.

Tujuan pengendaliannya:

·         Pemasok harus diotorisasi sesuuai dengan kriteria manajemen dan jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus diklasifikasikan,diikhtisarkan,dan dilaporkan secara akurat.

Ø  Siklus Produksi: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.

Tujuan pengendaliannya:

·         Rencana produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria.

Ø  Siklus Keuangan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana modal termasuk kas.

Tujuan pengendaliannya:

·         Akses ke kas dan efek-efek hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen.

4.2  Elemen Struktur Pengendalian Intern.

Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari  kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat di capai. Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen : Lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian. Konsep struktur pengendalian intern di dasarkan pada dua premis utama yaitu tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai.

1.  Tanggung Jawab Manajamen

Meskipun auditor ekstern, auditor intern, dan pihak-pihak lain secara langsung memperhatikan struktur pengendalian intern perusahaan, tanggung jawab utama struktur ini tetaplah pada manajemen.

2.  Jaminan Yang Memadai

Konsep jaminan yang memadai harus di kaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak akan menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian yang lebih kecil dari biayanya.

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
   Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
2. Wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
   Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
   Cara-cara yang umum ditempuh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :
1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung-jawabkan oleh yang berwenang.
2. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
4. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
5. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
6. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek aktivitas unsur-unsur SPI yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, serta harus bertanggung jawab kepada manajemen puncak.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
   Diantara 4 unsur pokok SPI, unsur mutu karyawan merupakan unsur SPI yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur SPI yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung-jawaban keuangan yang dapat diandalkan.

4.3  Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi Adalah prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual. 

a. Pengendalian Umum

Pengendalian umum memperhatikan keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencangkup hal-hal berikut ini :

v  Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi

v    Prosedur-prosedur oprasi umum

v  Masalah pengendalian peralatan

v  Pengendalian peralatan dan akses data

b.Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi di khususkan untuk aplikasi individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di kategorikan menjadi pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran.

Kategori-kategori ini berkaitan dengan langkah-langkah dasar dalam silus pengolahan data.

c.Pengendalian Preventif, Detektif, Dan Korektif

Pengendalian Preventif di lakukan untuk mencegah kekeliruan dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada masukkan dan pemrosesan pada pemrosesan transaksi. Pengandalian Detektif di lakukan untuk mengatasi kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. Pengendalian Korektif digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.

4.4. Etika & Struktur Pengendalian Intern

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya. 

a.Etika dan Budaya Perusahaan

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.

Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

b.Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern

Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi

Sumber:

http://indrathebandit.blogspot.com/2012/11/bab-4-pemrosesan-transaksi-struktur.html

http://zakwanirvani.blogspot.com/2012/12/bab-4-pemrosesan-transaksi-struktur.html

http://ozhiozhora.blogspot.com/2012/10/4-pemrosesan-transaksi-dan-struktur.html

MINGGU KE III

Nama        : Ervina Pratika

Kelas        : 3db18

Npm          : 32111490

Matkul     : Sistem informasi Akutansi

Minggu ke  iii

2.    Pengenalan Pemrosesan transaksi

Istilah pemrosesan transaksi mewakili berbagai aktivitas yang umumnya dilakukan oleh organisasi untuk mendukung operasional sehari-harinya. Walaupun tidak ada 2 organisasi yang memproses data transaksi secara persis sama, hampir semua organisasi memproses alur transaksi yang sama. Alur transaksi operasional dapat dikelompokkan menurut proses bisnis pada umumnya. Sebagian besar organisasi memiliki proses pesanan penjualan, proses tagihan, proses piutang, dan proses bisnis lainnya.

Ada 3 Metode Proses Data, Yaitu:

1.      Terminal Entry/On-Line Processing

Misalnya sebuah faktur penjualan dimasukkan ke komputer lewat terminal. Faktur ini langsung diproses untuk dicatat dalam file piutang dan penjualan.

Memproses transaksi sampai selesai, termasuk Up-date data dalam master file atau data base, langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Data (transaksi) yang diterima dimasukkan ke komputer lewat terminal segera data transaksi terjadi itu terjadi
2. Komputer melakukan pengecekan validitas transaksi. Jika ada kesalahan maka pesan tentang kesalahan itu akan nampak pada layar monitor.
3. Bila data (transaksi) itu tidak mengandung kesalahan, maka komputer akan memproses data transaksi itu dan hasilnya akan nampak pada layar monitor.

     Penggunaan cara ini akan menghasilkan master file yang selalu sesuai dengan keadaan, karena setiap kali terjadi transaksi, langsung diroses dan akibatnya master file juga berubah sesuai dengan transaksi itu. Cara ini sebaiknya digunakan untuk transaksi-transaksi yang master filenya harus selalu up-todate.

2.      Terminal Entry/Batch Processing

Langkah-langkahnya sebagai berikut :

a.      Data (transaksi) yang terjadi dimasukkan lewat terminal pada saat transaksi terjadi.

b.      Validitas transaksi dicek dengan menggunakan file data reference. Pengecekan ini dapat dilakukan oleh komputer utama. Mini komputer, atau intelligent terminal. Bila ada kesalahan, maka pesan akan nampak pada layar monitor.

c.       transaksi yang valid disimpan dalam file transaksi yang setiap periode (harian, mingguan, atau periode lain) akan diproses.

3.      Batch Entry/Batch Processing

Batch Entry adalah proses memasukkan sekelompok data ke dalam komputer sekaligus untuk diproses secara bersama-sama. Yang masih menjadi masalah adalah cara yang digunakan untuk memasukkan data ke komputer, karena sekelompok data harus dimasukkan pada waktu yang bersamaan

Batch processing dapat memanfaatkan kontrol total untuk pengecekan, setiap batch dapat diberi nomor yang berguna untuk reference. Tetapi karena transaksi yang akan diproses itu harus dikumpulkan lebih dahulu, maka file yang ada tidak selalu up-to-date.

Proses data (transaksi) dengan menggunakan metode batch processing dapat dilakukan dalam bentuk yang berbeda. 2 urutan data yang dapat digunakan , yaitu :

a.      Urutan data seperti yang ada dalam file

Dalam cara ini agar transaksi yang terjadi dapat diproses maka diperlukan untuk mensortir transaksi  ke dalam urutan yang sama dengan urutan data dalam file. Sesudah file transaksi mempunyai urutan yang sama dengan urutan data dalam file maka proses data dapat dilakukan. Proses ini dikenal “Sequential file Processing”.

Hasil dari data Sequential adalah master file piutang lama (sebelum di up-date), master file baru (sesudah di up-date), dan file transaksi penjualan. Proses data sequential seperti ini harus digunakan bila filenya (baik untuk piutang maupun untuk penjualan sepserti contoh diatas) disimpan dalam media yang berbentuk pia (tape), baik pita kertas maupun magnetis. Akan tetapi bila filenya disimpan dalam media yang bersifat direct access seperti disk atau drum magnetis maka proses data dapat dilakukan secarasequential ataupun tidak sequential.

b.      Urutan transaksi

Dalam cara ini transaksi yang terjadi tidak perlu disortir lebih dahulu karena transaksi yang ada akan diproses dengan urutan transaksi. Karena proses datanya tidak seperti urutan dalam master file, maka media yang digunakan untuk master file harus bersifat direct access, sehingga media yang dapat digunakan hanyalah disk atau drum magnetis, sedangkan pita (tape) tidak dapat digunakan. Cara ini sebaiknya digunakan bila untuk mensortirt ransakasi diperlukan waktu yang  lebih lama dibandingkan dengan proses yang tidak menggunakan urutan dalam data file. Biasanya bila transaksi tidak terlalu banyak dan medianya adalah direct access maka cara ini akan sesuai.

3.1 ARUS TRANSAKSI

1.  Pengkodean adalah untuk membantu pengumpulan maupun pemrosesan suatu transaksi biasanya diberikan kode sebagai kemudahan.

2.  Pengklasifikasian Transaksi karena tingkat arus transaksi dalam suat uperubahan sangat kompleks maka untuk mempermudah dalam penyajian maka tiap transaksi diklasifikasikan kedalam beberapa siklus – siklus transaksi untuk pengelompokan.

contoh perusahaan Manufaktur :

• pendapatan
• pengeluaran
• produksi
• keuangan

Siklus-siklus transaksi dan sistem-sistem aplikasi dalam aktivitas bisnis ;

• Siklus pendapatan, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayan lain.
• Siklus pengeluaran, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
• Siklus produksi, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
• Siklus keuangan, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan proleh dan menejemen dana-dana modal termasuk kas.

3.2  kOMponen-komponen Sistem Pemrosesan transaksi

Komponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi meliputi:

v  Inputs adalah Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.

v  Processing adalah Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi

v  Storage adalah Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi

v  Outputs adalah jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb

Komponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi

Jenis-jenis input:

v  customer orders

v  sales slips

v  invoices

v  purchase orders

v  employee time cards

Komponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi

Ø  Processing mencakup penggunaan jurnal dan register untuk menyajikan catatan input secara permanen dan kronologis.

Ø  Journals digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.

Ø  Registers digunakan untuk mencatat tipe data lain yang tidak berhubungan langsung dengan transaksi.

3.3  Perancangan sistem tata buku berpasangan

      Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :

·         Sifat dan tujuan organisasi

·         Karakteristik struktural dan fungsional

·         Tata letak fisik, produk dan jasa

·         Orang yang mengoperasikan sistem

Langkah dalam merancang sistem akuntansi :

·         Merancang pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan keuangan terkait.

·         Mereview karyawan operasional dan manajemen.

·         Finalisasi laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya

·         Menyiapkan rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem. 

3.4              Sistem kode akun untuk pemrosesan transaksi

Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

Tujuan pengkodean :

·         Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik

·         Meringkas data

·          Mengklasifikasikan rekening atau transaksi

·          Menyampaikan makna tertentu

Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :

·         Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code) adalah tiap rekening diberi kode angka atau huruf ecara berurutan.

·         Kode Angka Blok (block numerical code) adalah rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya.

·          Kode Angka Kelompok (group numerical code) adalah kelompok diberikan dengan memberikan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening

·          Kode Angka Desimal (decimal code)

·          Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference)

3.5           perancangan formulir dan pertimbangan penyimpangan catatan.

Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

Tujuan dari formulir:

v  Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

v  Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Sumber:

http://xa.yimg.com/kq/groups/25160514/1484790630/name/Pertemuan

http://novalina26.wordpress.com/2012/11/01/3-pengenalan-pemrosesan-transaksi/

http://aksartono.edublogs.org/files/2009/02/bab-06-pengenalan-pemrosesan-transaksi.pdf